Việt Nam và Đài Loan đang ngày càng tăng cường hợp tác kinh tế – thương mại, giao lưu văn hóa, du lịch và du học, góp phần củng cố mối quan hệ hữu nghị giữa hai nước. Tuy nhiên, để thúc đẩy các hoạt động giao thương, đầu tư và hợp tác một cách hiệu quả, việc hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ, tài liệu là điều cần thiết.
Để sử dụng giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp tại Đài Loan, bạn cần thực hiện hai bước chính:
Bước 1: Dịch thuật và công chứng:
- Giấy tờ cấp từ Huế trở ra: Mang bản gốc tài liệu cần hợp pháp hóa đến một văn phòng công chứng hợp pháp tại Việt Nam để dịch thuật sang tiếng Trung/Anh và đóng dấu công chứng.
- Giấy tờ cấp từ Quảng Nam trở vào: Mang bản gốc tài liệu cần hợp pháp hóa đến Phòng Tư Pháp trực thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh để dịch thuật sang tiếng Trung/Anh và đóng dấu giáp lai.
Thời gian xử lý dịch thuật có thể thay đổi tùy thuộc vào loại và số lượng tài liệu.
Bước 2: Xác nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Phòng Lãnh sự – Sở Ngoại vụ TPHCM để xin chứng nhận lãnh sự trên cả bản dịch và bản gốc.
- Địa chỉ nộp hồ sơ:
- Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại vụ TPHCM: 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
- Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự trung bình từ 3 – 5 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu cần xác minh thông tin.
- Phí chứng nhận lãnh sự là 30.000 VNĐ/bản.
Sau khi có chứng nhận lãnh sự từ Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn có thể tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo để hợp pháp hóa giấy tờ tại Đài Loan. Có 2 cách như sau:
Cách A: Xin chứng nhận của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam, sau đó bạn cần mang hồ sơ sang Đài Loan để xin chứng nhận của Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc một trong các Văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA)
Bước 3A: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc ở Việt Nam.
Để hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ tại Đài Loan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Đơn xin hợp pháp hóa: Đây là mẫu đơn theo quy định của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam.
- Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa: Bao gồm bản gốc và bản dịch đã được công chứng tại Việt Nam.
- Giấy tờ tùy thân: Hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương có giá trị.
- Visa hoặc thẻ cư trú: Nếu bạn là người nước ngoài hoặc người Đài Loan đang sinh sống tại Việt Nam.
- Các giấy tờ khác: Có thể bao gồm thẻ bảo hiểm xã hội, hộ khẩu, tùy theo yêu cầu cụ thể.
Lưu ý: Văn phòng Đài Bắc không cung cấp dịch vụ dịch thuật. Bạn cần nhờ các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam dịch và công chứng giấy tờ trước khi nộp.
Bước 4A: Xin chứng nhận của BOCA hoặc MOFA ở Đài Loan
Bạn cần chuẩn bị kỹ càng các hồ sơ sau đây:
- Bản gốc giấy tờ Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự có công chứng, kèm theo 01 bản sao bổ sung để lưu hồ sơ.
- Bản gốc giấy tờ tùy thân, cũng cần kèm theo 1 bản sao bổ sung để lưu hồ sơ.
- Thư ủy quyền (nếu có) trong trường hợp bạn nhờ người khác thực hiện thủ tục thay mặt.
Bạn có thể nộp hồ sơ tại:
- Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam: Đây là bước đầu tiên, bạn sẽ nộp hồ sơ tại đây để được xác nhận.
- Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc các văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA): Sau khi được xác nhận tại văn phòng Đài Bắc, bạn sẽ tiếp tục nộp hồ sơ tại các cơ quan này để hoàn tất thủ tục.
Phí và thời gian xử lý:
- Phí: Phí hợp pháp hóa phụ thuộc vào loại giấy tờ và hình thức làm thủ tục (thường hoặc nhanh).
- Thời gian: Thời gian xử lý thường từ 2-5 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại hình dịch vụ bạn chọn.
Những lưu ý khác:
- Giờ làm việc: Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ thường làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, trừ ngày lễ.
- Bản sao: Bạn cần chuẩn bị bản sao của tất cả các giấy tờ để lưu hồ sơ.
- Thư ủy quyền: Nếu bạn nhờ người khác làm thay, cần có thư ủy quyền hợp lệ.
Cách B: Xin chứng nhận lãnh sự là thông qua Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc, sau đó tiếp tục xin chứng nhận từ Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc một trong các Văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA).
Bước 3B: Xin chứng nhận của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam ở Đài Bắc
Để tiến hành xin chứng nhận, bạn cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc.
Địa chỉ của văn phòng là Tầng 3, số 65 Đường Sung Chiang, Taipei, Đài Loan, SĐT: 251 66 626.
Thời gian nhận hồ sơ là từ 09h00 đến 17h00 từ thứ 2 đến thứ 6, trừ các ngày lễ tết của Đài Loan và Việt Nam. Thời gian xử lý hồ sơ là từ 3 đến 5 ngày làm việc. Phí chứng nhận lãnh sự là 2 USD.
Bước 4B: Xin chứng nhận của BOCA hoặc MOFA ở Đài Loan
Sau khi đã có chứng nhận từ Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc, bạn cần tiếp tục xin chứng nhận từ BOCA hoặc MOFA tại Đài Loan theo quy trình tương tự như đã thực hiện ở Bước 4A như trên.
